Confesso que já imaginava que fazer posts frequentes seria uma das minhas maiores dificuldades, desde que imaginei esse projeto. Disciplina nunca fui meu forte, sou sempre a mais animada para iniciar qualquer coisa mas a que tem a grande tendência de abandonar qualquer grande paixão anterior depois de três meses de rotina. Fico espantada com a capacidade que tenho de acordar e ir trabalhar todos os dias (mais ou menos, bem pra mais do que pra menos) no mesmo horário. Outra coisa que consigo ter disciplina é pra frequentar aulas, só falto em casos extremos, mesmo que chegue atrasadíssima na aula às 3 da tarde (sendo que a aula começou às 9 da manhã) com o côco nas mãos.

calvin_escravo_rotina

Mas enfim, disciplina é mais difícil ainda de manter quando se tem diversas coisas pra fazer, o que eu tenho a manha de conseguir: sempre ter muita coisa pra fazer. Inicio coisas com a maior facilidade, e sempre me parece desperdício passar uma boa oportunidade. A primeira coisa que entendi é que tenho que aprender a dizer “não” pra uma oportunidade, por melhor que ela pareça. Tive que fazer isso com um projeto foda que eu e minhas colegas de pós começamos: montamos um projeto de um e-commerce inovador e que acredito ter muito potencial. Mas pra me manter no meu objetivo de viajar o mundo, tive que, dolorosamente, dizer “não” ao projeto. Ainda ajudo aqui e ali, mas tive que abrir mão de participar ativamente nele, simplesmente pra não correr o risco de me apaixonar pela ideia e mandiocar. E eu não quero mandiocar, lembram?

A outra coisa que aprendi foi a fazer listas. No meio da bagunça de um monte de coisa pra fazer, eu paro tudo antes de começar qualquer coisa e faço uma lista de tudo, tudo mesmo, que tenho que fazer. Assim, de colocar no papel, já me ajuda a não esquecer nada (um grande defeito meu, ser super esquecida, memória seletiva e tal) e também a mensurar mais fácil o quanto mesmo estou cheia de tarefas. Aí é colocar em ordem de prioridade (com 1, 2, 3, 4) na frente da tarefa. Mas enfim, como priorizar?

Como priorizar tarefas

  1. Liste tudo o que precisa ser feito, dividindo por tarefas ou temas.
  2. Veja quem está urgente e emergente, ou seja, algo que tem que ser feito agora, nesse exato minuto. Essa é a coisa número 1.
  3. Procure por coisas que as pessoas estão dependendo de você pra resolver. Assim vc libera seu tempo e o delas, e mais fácil aquela tarefa retorna pra você, evitando risco de perder prazos. Isso é a número 2 em diante, até acabar esse tipo de coisa.
  4. leia a lista e procure por itens que podem ser rapidamente resolvidos, aquelas tarefinhas pequenas que só te tomam pouco tempo (ex. marcar aquela reunião ou consulta, mandar um e-mail de resposta, cobrar uma resposta de alguém). Isso são as coisas 3, as mata-lista.
  5. Você vai ver, provavelmente, que não vai conseguir terminar tudo, vai sobrar alguma coisa na lista. Mas essas provavelmente serão também as coisas que podem ficar para amanhã, mas você também já pode priorizá-las hoje. assim antes de ir embora com pendências, organize essas pendências para amanhã, usando os mesmos critérios.

Quer outra ajuda? Existe ainda essa matriz de prioridades: separe as coisas através de urgência e importância, assim fica fácil ver que precisa ser feito agora e o que precisa ser feito depois.

Matriz de definição de prioridade

Matriz de definição de prioridade

Gostou? Eu também. O motivo de eu ter feito esse post justamente porque minha vida está uma loucura e quase que não consigo escrever no blog. Tá tudo urgente e importante e não quero deixar de fazer pelo menos um post por semana, porque, sendo eu indisciplinada, o risco que uma semana sem se torne várias semanas sem post é altíssimo. 🙂


Paula Tavares · 28 de maio de 2014 às 21:55

Adorei, Ana!! Me identifiquei muito com sua maneira de pensar para por prioridade nas coisas! Faço igualzim <3

    Ana Paula Coelho · 29 de maio de 2014 às 00:14

    Pois é, Paulinha! Demorei anos a aprender, vc é mais esperta do que eu, já tem a manha de fazer isso. <3

Ana · 29 de maio de 2014 às 08:52

Oi Ana! Falta de tempo. No primeiro ou segundo dos posts que estou preparando para voltar com o Dona Drama eu citei essa coisa da gente aprender a falar não também. Um dos aprendizados mais fundamentais. Quanto às listas, anotar as coisas também é bom naqueles momentos em que nos lembramos de algo bem no meio de uma tarefa. Assim, não perdemos o foco com o que estamos fazendo. Adorei o post! 🙂

    Ana Paula Coelho · 29 de maio de 2014 às 22:28

    Verdade, Ana! Anotar em vez de se preocupar e parar o que está fazendo é outra ótima dica!

Samantha Dutra · 29 de maio de 2014 às 11:00

Eu faço listas de tarefas diárias na minha agenda (papel) o que não deu p fazer hoje vou encaixando para outro dia. Baixei o app Any.Do pq não posso confiar na minha memória. Se aparece uma tarefa e eu estou na rua sem lugar para anotar eu jogo no Any.Do rsrs

    Ana Paula Coelho · 29 de maio de 2014 às 22:23

    Boa dica, Sasa! Aplicativos como esse que vc citou, ou Evernote, ou ainda outros de lembrete (tem vários) podem ajudar a não esquecer de uma tarefa. Eu uso muito a agenda do Google, que fica sincronizada com meu iPhone, assim ele me lembra de reuniôes e consultas. 🙂

Erick Krominski · 29 de maio de 2014 às 16:08

E quando vc tem uns 20 itens na categoria Importante e Urgente?

    Ana Paula Coelho · 29 de maio de 2014 às 22:24

    Então você roda de novo a ferramenta, Erick, só nesses 20 e define a ordem do que fazer. Sempre existem coisas importantes e urgentes, mas tem aquelas que “vai dar merda” ou ainda “vai dar uma grande merda”. Daí já dá pra saber o que fazer primeiro. 🙂

Gabriela Reis · 30 de maio de 2014 às 00:59

Ana, vi o comentário da Érica sobre o seu post e fiquei curiosa. Vim ler e, como a maioria, também me senti igualzinha a você quando o assunto é fazer listas pra ajudar no zilhão de coisas que sempre tenho pra fazer. Me cutucou também o comentário sobre a necessidade de aprender a dizer não (nesta tarefa, infelizmente, ainda vacilo).

Sou super organizada e tenho lá minhas técnicas próprias, mas achei fenomenal o gráfico de priorização. Vou adotar!

Obrigada pelas dicas e sucesso nos seus projetos!

    Ana Paula Coelho · 30 de maio de 2014 às 08:43

    Oi Gabi! Brigada! Pois é, aprender a dizer não é uma das coisas mais difíceis. Eu tenho que ficar me policiando pra conseguir dizer não. 😉

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